Mengenal Aplikasi HR, Jenis dan Fitur yang Wajib Ada

Elshinta
Kamis, 29 September 2022 - 13:27 WIB | Penulis : Widodo | Editor : Widodo | Sumber : Lansir
Mengenal Aplikasi HR, Jenis dan Fitur yang Wajib Ada
ilustrasi kegiatan HRD. freepik

Elshinta.com - Namun tugas ini bukanlah hal yang mudah karena departemen HR memiliki banyak sekali tanggung jawab yang harus dijalankan setiap harinya. Itulah sebabnya departemen ini butuh bantuan dari aplikasi HR yang memudahkannya mengelola karyawan perusahaan.

Apa itu Aplikasi HR?

Aplikasi HR adalah suatu sistem yang mampu mengolah dan menyimpan data karyawan dengan jumlah yang banyak. Data karyawan yang dimaksud adalah absensi, penggajian, pajak, dan sebagainya yang mempengaruhi performa karyawan tersebut.

Semua data tersebut terintegrasi dengan baik dalam database aplikasi HR dan akan menghasilkan suatu informasi demi kepentingan keputusan bisnis perusahaan.

Banyak orang yang mengira bahwa dengan aplikasi HR keluaran tercanggih masa kini dapat menggantikan staf HR.

Padahal tidak seperti itu. Posisi staff HR tidak akan tergantikan karena manusia lain selalu membutuhkan manusia lainnya dalam pengelolaan kemampuan dan pendekatan personal mereka.

Software HR memiliki tugas utama untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan yang ada sehingga kinerja jauh lebih cepat dan cermat, bukan menggantikan. Jadi, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah penting dan tak tergantikan.

Jenis-Jenis Aplikasi HR

Karena cakupannya yang cukup kompleks dan data yang diolah sangat banyak, aplikasi HR memiliki berbagai jenis yang berbeda dan didesain sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi bisnis perusahaan.

  1. Human Resource Information System

Human Resource Information System (HRIS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur dan kebijakan perusahaan.

Dengan sistem ini, perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang mendukung kinerja perusahaan. HRIS biasanya mencakup fungsi seperti database, perekrutan, pelatihan, pelaporan sumber daya manusia dan keuntungan manajemen.

Ada pun fitur yang bisa HRIS lakukan:

  • Perekrutan
  • Fungsi inti HR
  • Perancangan Pelatihan
  • Workflow Kinerja
  • Layanan Mandiri (Self-Service)
  • Laporan Rutin

 

  1. Human Capital Management

Human Capital Management (HCM) mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda.

Sistem HCM juga menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Fungsi tambahan yang dapat HCM lakukan meliputi:

  • Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)
  • Manajemen kinerja (Performance Management)
  • Kontrol posisi
  • Suksesi
  • Perencanaan Gaji
  • Management SDM Global
  • Analisa Data

 

  1. Human Resource Management System

Human Resource Management System (HRMS) atau sistem manajemen SDM adalah sistem yang lebih komprehensif daripada HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih rinci.

HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Selain itu, HRMS juga memiliki  fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi.

Fungsi HRMS mencakup HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian, absensi, dan evaluasi.

Manfaat Aplikasi HR untuk Perusahaan

  1. Otomatisasi Penggajian

Setiap bulannya perusahaan akan menangani penggajian untuk banyak karyawan. Komponen dalam gaji karyawan sendiri begitu banyak, mulai dari iuran BPJS Kesehatan, pajak penghasilan, tunjangan, dan sebagainya. Komponen ini sering kali tertukar satu sama lain dan membuat perhitungan gaji tidak akurat. Tidak hanya itu, jumlah karyawan yang cukup banyak membuat HR sering kewalahan setiap masa penggajian tiba.

Aplikasi HR dapat mengotomatisasi penggajian menjadi lebih cepat. Sehingga HRD tidak butuh waktu lama untuk memproses gaji semua karyawan. Begitu gaji selesai dihitung, saat itu juga gaji karyawan akan dikirimkan ke rekening karyawan.

  1. Menilai Kinerja Karyawan Secara Serentak

Penilaian kinerja karyawan adalah hal lain yang tidak kalah penting dalam pengelolaan sumber daya manusia. Melalui penilaian kinerja, baik pihak manajemen, HR, dan karyawan dapat saling memahami kinerja yang telah mereka lakukan kemudian melakukan perbaikan untuk kinerja tersebut. Perbaikan yang berkelanjutan akan membawa kualitas kinerja yang lebih unggul, dan pada akhirnya akan membantu perusahaan dalam mencapai visi misi.

  1. Aplikasi HR Menyimpan Informasi dengan Aman

Informasi karyawan bersifat konfidensial. Dalam hal ini, HR dan perusahaan harus memahami bahwa segala penyalahgunaan dan manipulasi informasi karyawan akan merugikan baik itu untuk pihak karyawan maupun perusahaan. Untuk mengatasinya, Aplikasi HR memiliki sistem keamanan yang kuat dan mampu menyimpan informasi karyawan dengan aman dan rahasia.

Contoh Aplikasi HR yang terbukti mampu menyimpan informasi karyawan dengan aman dan rahasia adalah Mekari Talenta. Hal ini merupakan pembuktian komitmen dari Mekari Talenta untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data serta informasi milik client.

  1. Menyederhanakan Administrasi

Berbagai proses administrasi seperti approval cuti, pengajuan lembur, pencairan reimbursement biasanya memakan waktu cukup lama dikarenakan tidak tersedianya sistem yang memadai untuk menjalankan proses tersebut. Namun, berkat adanya software dalam pengelolaan SDM, HRD dapat menyederhanakan berbagai proses administrasi dengan mudah dan cepat. Karyawan pun tidak perlu menunggu terlalu lama untuk menerima pencairan dana dan approval dari HR.

  1. Membantu Pengadaan Survey Karyawan

Engagement atau keterlibatan karyawan dalam perusahaan akan berpengaruh kepada kinerja karyawan. Maka dari itulah perusahaan selalu berupaya untuk meningkatkan engagement karyawan. Salah satunya melalui survey karyawan. Akan tetapi, mengadakan survey karyawan untuk seluruh karyawan dalam perusahaan memakan waktu yang agak lama. Apalagi jika jumlah karyawan dalam suatu perusahaan sangat banyak.

Aplikasi HR akan membantu divisi HR untuk menyelenggarakan survei karyawan secara serentak. Begitu survey diisi oleh karyawan, data, dan informasi akan masuk ke dalam sistem. HR cukup tinggal mengolah dan menganalisis data yang sudah direkam oleh sistem. Jadi, lebih hemat waktu dan efisien.

  1. Memantau Absensi Lebih Detail

Absensi karyawan biasanya akan mencerminkan apakah karyawan dalam suatu perusahaan cukup disiplin atau tidak. Semakin sering karyawan datang terlambat, berarti karyawan itu bisa dikatakan tidak disiplin. Sayangnya, HR tidak bisa selalu bersiap untuk mengawasi absensi karyawan jika masih mengandalkan absensi manual.

Namun, dengan menggunakan absensi yang berbasis software, HR dapat memantau segala data kehadiran karyawan secara real time. Maka dari itu pula tingkat ketidakdisiplinan karyawan bisa terminimalisir.

  1. Paperless

Manfaat terakhir yang bisa perusahaan Anda rasakan dari menggunakan Aplikasi HR adalah paperless. Karena paperless, Anda tidak perlu lagi menangani dokumen kertas yang menggunung dan merepotkan. Tidak ada lagi tumpukan arsip di lemari dokumen! Tentu saja hal ini akan memudahkan kinerja divisi HR.

Itulah tadi beberapa penjelasan singkat soal manfaat Aplikasi HR untuk divisi HR. Implementasi software diharapkan mampu melengkapi peranan HR, sehingga akan terbentuk kualitas karyawan yang unggul dan baik berkat maksimalnya kinerja HR.

Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi HR

Untuk membantu departemen HR Anda dalam mengerjakan tugasnya, aplikasi HR yang dipilih haruslah memiliki fitur yang lengkap. Masalahnya, dari sekian banyak aplikasi yang beredar di Indonesia, belum tentu semuanya memiliki fitur yang Anda butuhkan. Bisa jadi harganya murah namun punya keterbatasan fitur, atau fiturnya lengkap namun harganya selangit.

Maka dari itu, Anda harus memilih aplikasi terbaik yang memang cocok untuk perusahaan Anda. Untuk memudahkan Anda dalam menentukan pilihan, kali ini kami akan memberikan informasi mengenai fitur-fitur apa saja yang harus ada di aplikasi HR pilihan Anda nantinya. Berikut ini lima fitur pilihan dari kami:

1. Manajemen waktu dan kehadiran

Bukan jamannya lagi di mana Anda mencatat kehadiran karyawan Anda dengan kertas atau spreadsheet. Selain menyulitkan staff HR Anda saat melakukan pendataan, cara ini juga rentan dengan kecurangan. Bisa jadi karyawan yang tidak masuk menitipkan absen kepada rekannya dengan cara meniru tanda tangannya.

Untuk mengatasinya, gunakan aplikasi yang memiliki kemampuan untuk mencatat kehadiran menggunakan sistem kehadiran biometrik atau scan sidik jari. Bukan hanya mampu meminimalisir kecurangan, namun fitur ini akan memudahkan staf HR dalam mendata kehadiran karyawan. Dengan cara ini, perhitungan gaji dan cuti juga akan menjadi lebih mudah.

2. Manajemen penggajian

Adalah fitur yang paling dicari saat sebuah perusahaan ingin menggunakan aplikasi HR. Buat perusahaan dengan ribuan karyawan seperti manufaktur, retail atau grosir, kehadiran aplikasi HR adalah hal yang krusial. aplikasi HR ini akan memudahkan staf HR untuk mengelola upah, tunjangan, sampai pembayaran pajak yang unik di masing-masing perusahaan.

Dengan bantuan aplikasi HR, kesalahan penghitungan gaji bisa ditekan seminimal mungkin. Dengan demikian, tingkat kepuasan karyawan pun akan meningkat dan loyalitas kepada perusahaan pun akan bertambah. Selain itu, aplikasi HR akan memudahkan Anda menyimpan data-data penting seperti slip gaji karena semua datanya tersimpan secara online.

3. Manajemen pajak dan asuransi

Sebagai perusahaan yang terdaftar secara sah di Departemen Tenaga Kerja, maka sudah semestinyalah perusahaan Anda memenuhi kewajibannya, khususnya membayar pajak penghasilan dan asuransi karyawan atau BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Bayangkan seperti apa repotnya jika setiap bulannya Anda harus menghitung ratusan pembayaran pajak penghasilan dan BPJS secara manual.

aplikasi HR akan menghindari Anda dari kerepotan seperti ini. Semua perhitungan pajak dan asuransi akan dilakukan secara otomatis oleh sistem. Sistem akan secara otomatis memotong gaji karyawan sesuai dengan ketentuan pemerintah untuk melakukan pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

4. Pengelolaan klaim dan reimbursement

Dari waktu ke waktu, perusahaan harus mengeluarkan biaya klaim dan reimbursement yang diajukan oleh karyawan. Biaya ini bisa datang dari ongkos perjalanan dinas yang dilakukan karyawan, hingga pembelian barang yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan karyawan tersebut.

Aplikasi HR yang baik haruslah memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengajukan klaim, bukan yang justru menyulitkan mereka. Dari sisi manajemen atau departemen HR, aplikasi HR haruslah memudahkan dalam hal persetujuan atau approval. Gunakan sistem yang hanya memerlukan beberapa klik saja untuk memberikan persetujuan pada klaim dan reimbursement dari karyawan.

5. Laporan yang komprehensif

Seperti yang sudah disinggung di awal, tugas departemen HR adalah meningkatkan kinerja karyawan. Lalu, bagaimana caranya staf Anda mengetahui seberapa jauh peningkatan yang sudah dialami karyawan tanpa laporan yang lengkap mengenainya?

Maka dari itu, fitur laporan dari aplikasi HR tak boleh ketinggalan untuk hadir di software pilihan Anda. Pastikan aplikasi pilihan Anda memiliki fitur pelaporan yang lengkap sehingga memudahkan Anda untuk memantau perkembangan dari masing-masing karyawan setiap bulannya.

Memilih aplikasi HR yang tepat bisa dibilang susah-susah gampang. Gampang karena ada banyak sekali pilihan aplikasi HR yang tersedia di Indonesia. Namun, tak mesti semua software ini sudah pasti cocok untuk perusahaan Anda.

Mekari Talenta, Aplikasi HR Terbaik Saat Ini

Software HRIS Mekari Talenta memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.

Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.

Lewat aplikasi mobile, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.

Selain itu, terdapat juga fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis. Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya di website-nya. Yuk, coba sekarang!

DISCLAIMER: Komentar yang tampil sepenuhnya menjadi tanggungjawab pengirim, dan bukan merupakan pendapat atau kebijakan redaksi Elshinta.com. Redaksi berhak menghapus dan atau menutup akses bagi pengirim komentar yang dianggap tidak etis, berisi fitnah, atau diskriminasi suku, agama, ras dan antargolongan.

Baca Juga

 
Tim SAR temukan satu korban Helikopter Polri jatuh di Belitung Timur
Senin, 28 November 2022 - 12:57 WIB

Tim SAR temukan satu korban Helikopter Polri jatuh di Belitung Timur

Elshinta.com, Tim SAR gabungan dari Basarnas, TNI, Polri berhasil menemukan satu personel korban kec...
Hujan diprakirakan mengguyur sejumlah kota besar di Indonesia
Senin, 28 November 2022 - 10:42 WIB

Hujan diprakirakan mengguyur sejumlah kota besar di Indonesia

Elshinta.com, Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) memprakirakan hujan akan mengguyu...
Basarnas perpanjang operasi SAR gempa Cianjur selama tiga hari
Senin, 28 November 2022 - 10:10 WIB

Basarnas perpanjang operasi SAR gempa Cianjur selama tiga hari

Elshinta.com, Badan SAR Nasional (Basarnas) memperpanjang operasi pencarian korban gempa Cianjur, Ja...
Menuju terwujudnya diversifikasi pangan nusantara
Senin, 28 November 2022 - 09:33 WIB

Menuju terwujudnya diversifikasi pangan nusantara

Elshinta.com, Karisma beras dalam kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat di negara ini, m...
Pemkot Mojokerto apresiasi bercukur beramal untuk korban gempa Cianjur
Senin, 28 November 2022 - 08:15 WIB

Pemkot Mojokerto apresiasi bercukur beramal untuk korban gempa Cianjur

Elshinta.com, Pemerintah Kota Mojokerto, Jawa Timur mengapresiasi Karang Taruna bersama Komunitas K...
Pengalaman adakan G20 dinilai jadi modal RI tuan rumah ATF 2023
Minggu, 27 November 2022 - 23:55 WIB

Pengalaman adakan G20 dinilai jadi modal RI tuan rumah ATF 2023

Elshinta.com, Sekretaris Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Ni Wayan Adnyani menyampaikan pe...
Pemkab Jayawiya minta hotel terbuka soal data pengunjung
Minggu, 27 November 2022 - 23:25 WIB

Pemkab Jayawiya minta hotel terbuka soal data pengunjung

Elshinta.com, Pemerintah Kabupaten Jayawijaya, Provinsi Papua Pegunungan meminta 26 hotel yang berop...
Bamsoet ajak anak muda manfaatkan teknologi digital untuk wirausaha
Minggu, 27 November 2022 - 23:11 WIB

Bamsoet ajak anak muda manfaatkan teknologi digital untuk wirausaha

Elshinta.com, Ketua MPR RI Bambang Soesatyo atau yang sering dipanggil Bamsoet saat mengisi studi um...
ITS luncurkan mobil listrik serbaguna bernama MEvITS
Minggu, 27 November 2022 - 22:41 WIB

ITS luncurkan mobil listrik serbaguna bernama MEvITS

Elshinta.com, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya meluncurkan mobil listrik serbaguna...
Kadin dukung peningkatan ekspor Jatim ke Arab Saudi
Minggu, 27 November 2022 - 21:55 WIB

Kadin dukung peningkatan ekspor Jatim ke Arab Saudi

Elshinta.com, Kamar Dagang dan Industri (Kadin) Jawa Timur mendukung upaya pemerintah provinsi setem...

InfodariAnda (IdA)