Aplikasi untuk Absen Solusi Mudah untuk kelola Absensi Karyawan

Elshinta.com - Untuk dapat mengukur kinerja setiap karyawan atau tim yang terlibat, perusahaan (dalam hal ini staf bidang HRD) biasanya akan melihat data absensi karyawan dalam periode tertentu.

Oleh karena itu, tak heran jika banyak orang yang menganggap bahwa data absensi merupakan hal yang penting. Saking pentingnya, kini banyak perusahaan yang memilih untuk memanfaatkan aplikasi untuk absen.

Penjelasan mengenai aplikasi untuk absen

Sesuai dengan namanya, aplikasi untuk absen adalah suatu jenis aplikasi profesional yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk mencatat, melacak, dan mengelola data absensi setiap karyawan.

Sebenarnya, data pada aplikasi absen tidak hanya mencakup absen masuk dan keluar saja, melainkan juga pembagian shift, hari-hari cuti, waktu istirahat, hingga integrasi dengan payroll.

Kebutuhan untuk aplikasi untuk absen

Melacak absensi karyawan dengan menggunakan aplikasi untuk absen sangat penting untuk profitabilitas, keandalan, dan reputasi perusahaan.

Ada tujuh alasan umum mengapa aplikasi untuk absen diperlukan:

• Produktivitas

Waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan adalah variabel input penting dari produksi yang melibatkan setiap karyawan.

Jadi, lebih banyak waktu di tempat kerja berpengaruh pada produktivitas yang lebih tinggi.

• Kelancaran Operasi

Bukan hanya produktivitas pribadi satu karyawan yang dipertaruhkan, tetapi produktivitas tim dan perusahaan secara keseluruhan.

Tidak adanya anggota tim menyebabkan masalah koordinasi, penundaan, pekerjaan dalam proses yang lebih tinggi, atau inventaris.

Namun bila hal ini terjadi berkali-kali dengan orang yang berbeda, dampak ketidakhadiran karena pengelolaan absensi yang kacau justru berlipat ganda.

• Disiplin

Kurangnya disiplin dalam perusahaan menyebabkan ketidakpastian, penundaan, dan variabilitas baik kualitas maupun jadwal pengiriman.

Ketidakdisiplinan juga menular. Ini mempengaruhi karyawan lain juga untuk mengadopsi kebiasaan buruk dan dengan demikian menambah masalah.

Dari sudut manajemen lean, disiplin waktu membantu mengurangi variabilitas dan penundaan.

• Lembur

Banyak perusahaan seperti bisnis ritel, dan pabrik mengoperasikan banyak shift.

Meski begitu, permintaan produksi yang tinggi mungkin mengharuskan orang untuk bekerja lembur di luar jam kerja biasa atau di akhir pekan atau hari libur.

Sistem aplikasi untuk absen dan praktik akuntansi yang tepat sangat penting baik dari perspektif efisiensi biaya dan kepuasan karyawan yang lebih tinggi.

Kurangnya pengelolaan yang baik karena tidak memanfaatkan aplikasi untuk absen dapat menyebabkan perselisihan, biaya karyawan yang lebih tinggi, dan banyak tekanan bagi administrator.

• Masukan Penggajian yang Akurat

Input kehadiran sangat penting untuk menghitung gaji karyawan secara akurat.

Gaji dibayarkan untuk hari kerja dan informasi ini dipastikan dari data kehadiran dalam aplikasi pengelola absensi. Selain itu, data kehadiran juga digunakan untuk menghitung tunjangan shift, bonus absensi dan pembayaran lembur.

• Kepatuhan

Data kehadiran juga diperlukan untuk berbagai laporan kepatuhan.

Laporan-laporan ini dalam bidang jam kerja selama satu hari dan minggu, shift kerja, jam lembur bekerja dan informasi tentang hari-hari hadir dan hari-hari ketika seorang karyawan cuti atau tidak hadir.

• Sistem Kehadiran

Mengelola kehadiran karyawan adalah kegiatan yang kompleks.

Ada beberapa aspek atau bagian dari sistem kehadiran secara keseluruhan.

Seperti dalam sistem apa pun, semua bagian ini saling berhubungan dan diperlukan agar sistem dapat bekerja dengan baik.

Komponen Tugas yang Tercakup dalam Aplikasi untuk Absen

1. Pengumpulan Data Kehadiran

Catatan seorang karyawan yang datang atau pergi dari tempat kerja disebut sebagai absensi harian.

Minimal, entry log harus berisi ID karyawan dan keterangan waktu. Informasi absensi dari alat pelacakan kehadiran juga relevan untuk perusahaan dengan banyak karyawan.

Salah satu cara yang sudah lama dilakukan untuk melacak data kehadiran karyawan adalah dengan membuat daftar kehadiran berbasis kertas dan membiarkan karyawan menandai kehadiran mereka setiap hari.

Saat ini dengan perkembangan teknologi, ada banyak cara untuk merekam kehadiran mulai dari perangkat keras biometrik hingga perekaman kehadiran berbasis seluler.

Pengambilan data karyawan secara digital yang akurat sangat penting karena setiap aspek lainnya akan bergantung pada data ini.

Sebagai kegiatan sehari-hari, volume data ini berbanding lurus dengan jumlah karyawan dan frekuensi pergerakan karyawan masuk dan keluar.

Metode otomatis untuk menangkap dan memproses data kehadiran seperti aplikasi untuk absen membantu mengurangi upaya dan biaya administratif.

2. Kebijakan kehadiran

Kebijakan kehadiran perusahaan umumnya mendefinisikan shift, jam kerja, dan aturan disiplin. Kebijakan kehadiran terdiri dari bagian-bagian berikut:

• Definisi shift dan kebijakan rotasi shift
• Kebijakan regularisasi
• Kebijakan lembur termasuk kelayakan dan tingkat pembayaran
• Sanksi bagi yang melanggar peraturan
• Kalender hari kerja termasuk hari libur dan hari libur
• Kebijakan kehadiran diperlukan untuk memproses data kehadiran karyawan yang masih mentah dan menghitung jam kerja aktual, lembur, terlambat datang, dll.

3. Pengelolaan Shift dan Perencanaan Produksi

Di beberapa perusahaan, perencanaan produksi dan daftar shift adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh administrator SDM atau manajer tim melalui aplikasi untuk absen.

Daftar shift pada aplikasi untuk absen mencantumkan karyawan untuk shift tertentu untuk suatu periode (minggu atau bulan).

Daftar ini kemudian dikomunikasikan kepada karyawan.

Dalam beberapa shift, rotasi shift memastikan bahwa karyawan berpindah di antara berbagai shift seperti shift pagi dan malam.

4. Pengelolaan Absensi Harian atau Bulanan

Banyak perusahaan yang tanpa sistem otomatis lebih suka memproses kehadiran sebulan sekali.

Beberapa perusahaan melakukannya setiap minggu atau setiap hari. Keuntungan dari pemrosesan kehadiran harian dibandingkan pemrosesan bulanan adalah bahwa umpan balik kepada karyawan bersifat langsung dan mengarah pada penegakan kebijakan yang lebih baik.

Namun, tidak mungkin menentukan status kehadiran aktual seorang karyawan dalam satu atau dua hari.

Misalnya, pertimbangkan seorang karyawan yang tidak masuk kerja pada hari Senin.

Perusahaan tidak dapat melihat ini sebagai "ketidakhadiran yang tidak sah" karena, dua hari kemudian, karyawan tersebut mungkin mengajukan cuti sakit untuk hari senin.

Solusinya adalah tetap memproses kehadiran selama sebulan penuh setiap hari karena ketidakhadiran senin lalu mungkin akan diatur seminggu kemudian.

Karena beban dan pemborosan usaha yang sangat besar ini, perusahaan tanpa aplikasi untuk absen memilih untuk memproses kehadiran bulanan daripada melakukannya setiap hari.

Dalam manajemen kehadiran secara manual, perusahaan dapat kehilangan penegakan kebijakan yang efektif.

Sistem komputerisasi yang dihadirkan oleh aplikasi untuk absen dapat memecahkan masalah ini dengan menghilangkan upaya sambil memastikan pemrosesan kehadiran real-time setiap hari.

5. Daftar Kehadiran dan Lembur

Setelah memproses kehadiran, perusahaan bisa mendapatkan catatan kehadiran terperinci untuk seorang karyawan selama satu hari atau satu bulan penuh.

Daftar hadir adalah daftar kehadiran semua karyawan untuk semua hari dalam sebulan.

Daftar lembur terdiri dari total lembur yang dilakukan oleh seorang karyawan untuk bulan tersebut. Informasi ini mengalir ke administrator penggajian melalui aplikasi untuk absen untuk pembayaran lembur.

6. Pengecualian dan Pelanggaran Kehadiran

Setelah memproses kehadiran melalui aplikasi untuk absen, perusahaan perlu memeriksa apakah karyawan mematuhi kebijakan kehadiran atau tidak.

Jika terjadi pelanggaran kebijakan, perusahaan dapat memperingatkan karyawan selama masa tenggang.

Di luar itu, perusahaan perlu memberikan sanksi atas pelanggaran tersebut. Mungkin ada beberapa pelanggaran yang bisa ditandai.

Sebagai contoh:

• Kebiasaan datang terlambat (dengan tenggang waktu beberapa kali per bulan diperbolehkan)
• Kebiasaan keluar lebih awal
• Absen terus menerus selama tiga hari atau lebih
• Kekurangan jam kerja aktual per minggu (misalnya, terhadap 40 jam yang diperlukan)

Administrator HRD harus berbagi umpan balik dengan karyawan dan manajer mereka sedini mungkin.

Karena, kadang-kadang, mungkin ada alasan tertentu di balik pelanggaran yang dilakukan, termasuk kerusakan perangkat atau keterlambatan karena pekerjaan eksternal resmi.

Dengan umpan balik awal, seorang karyawan dapat mengingat situasi dan memberikan alasan atas pelanggaran tersebut.

Di sisi lain, sulit untuk mengingat penyebab pelanggaran setelah sebulan. Penundaan tersebut biasanya berakhir dengan perselisihan dan ketidakpuasan karyawan yang tinggi terhadap proses manajemen kehadiran.

7. Regularisasi Kehadiran

Ketika melakukan proses pengelolaan data kehadiran secara manual tanpa aplikasi untuk absen, kesalahan sering terjadi.

Kesalahan yang sering dialami oleh perusahaan yang tidak memanfaatkan aplikasi untuk absen antara lain seperti karyawan dapat hadir pada hari kerja tetapi masih ditandai sebagai tidak hadir, terlambat bekerja, atau tanpa absen masuk dan keluar untuk hari itu.

Bayangkan tingkat kejengkelan seorang karyawan yang bekerja keras seharian tetapi dianggap tidak hadir atau datang terlambat.

Sepertinya dituduh mencuri waktu dan kurang berkomitmen dan terlibat di tempat kerja karena kesalahan yang terjadi akibat melakukan pengelolaan data kehadiran secara manual tanpa aplikasi untuk absen.

Solusinya adalah dengan memanfaatkan aplikasi untuk absen dan menghindari pencatatan absensi secara manual untuk meminimalisir risiko human error.

8. Finalisasi Kehadiran

Adanya kesalahan dalam pengelolaan data membutuhkan regularisasi kehadiran. Tapi, sampai kesalahan itu diatur, status kehadiran akhir belum diputuskan.

Pada saat batas waktu kehadiran mendekati dan perusahaan harus menyiapkan penggajian untuk bulan itu, perusahaan perlu mengambil keputusan terakhir untuk kasus-kasus ini.

Semua kasus yang berhubungan dengan kesalahan pencatatan data absensi memang dapat ditinjau sesuai dengan kebijakan kehadiran dan berbagai aturan yang diterapkan untuk setiap kasus.

Namun ada baiknya kasus kesalahan ini dihindari sebelum terjadi dengan memanfaatkan aplikasi untuk absen.

Rekomendasi Aplikasi Manajemen Absen Online

Setelah membaca penjelasan di atas, kita semua pasti setuju bahwa pengelolaan Sumber Daya Manusia, terutama dalam hal manajemen absensi bukanlah hal yang dapat dipandang sebelah mata.

Hal ini terjadi karena data absensi sangatlah penting untuk mengetahui kinerja setiap karyawan dan kepatuhannya terhadap aturan yang berlaku di perusahaan.

Karena manajemen absensi merupakan hal yang penting, maka saat ini sudah ada banyak perusahaan yang beralih ke aplikasi untuk absen karena pengelolaan absensi karyawan secara manual sangat memakan waktu.

Selain itu, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, pencatatan absensi secara manual juga sering menimbulkan masalah sehingga pengelolaan absensi secara digital menjadi solusinya.

Pada kesempatan kali ini, kami merekomendasikan salah satu aplikasi manajemen absensi terbaik di Indonesia, yaitu Mekari Talenta.

Aplikasi Mekari Talenta menghadirkan banyak sekali fitur yang lengkap mulai dari sistem absensi berbasis cloud, pengelolaan jadwal kerja dan istirahat, laporan absensi dan kehadiran, dan integrasi ke berbagai sistem absensi serta payroll.

Demikianlah tadi telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai aplikasi untuk absen, beberapa komponen tugasnya, dan rekomendasi salah satu aplikasi manajemen absensi terbaik di Indonesia.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan pengelolaan data absensi karyawan bukanlah hal yang mudah.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menjalankan strategi manajemen absensi yang baik seperti memanfaatkan aplikasi untuk absen dari Mekari Talenta agar prosesnya menjadi jauh lebih mudah dan cepat.