Elshinta.com - Seiring berkembangnya bisnis seperti saat ini membuat perusahaan bisnis harus bisa memanfaatkan teknologi dengan baik agar tidak tertinggal dengan perusahaan lainnya. Hal itu dikarenakan persaingan bisnis yang ketat membuat perusahaan tidak bisa berfokus pada satu titik seperti penggajian saja namun harus fokus pada hal lainnya agar semua bagian bisa menjalankan fungsinya dengan baik.
Jika bagian HRD hanya terfokus pada payroll atau penggajian saja maka bagian HRD akan kehilangan kesempatan untuk memaksimalkan karyawan kompeten untuk bekerja lebih baik lagi. Selain itu berkat software payroll Indonesia akan bisa memanajemen karyawan lebih baik lagi. Dengan SDM yang berkualitas tersebut tujuan perusahaan akan bisa tercapai.
Apa itu payroll?
Sederhananya payroll adalah salah satu sistem penggajian terhadap karyawan dengan tanggal pencairan yang sudah ditentukan. Dikutip dari investopedia, sistem payroll ini biasanya dikelola oleh tim SDM atau HR dari suatu perusahaan. Adapun jenis penggajian ini tetap menggunakan slip gaji sebagai bukti dari upah yang diberikan kepada karyawan.
Pada proses pembayaran gaji, perusahaan yang menggunakan sistem payroll biasanya telah menentukan tanggal penggajian dan disetujui oleh para karyawan. Beberapa perusahaan biasanya menetapkan periode pembayaran pada akhir bulan berkisar antara tanggal 25-30.
Selain itu, pada sistem ini nantinya perhitungan gaji akan ditulis secara detail dalam slip gaji seperti,
Cara kerja Sistem Payroll
Dikutip dari freshbook, secara umum sistem payroll memiliki tiga proses dalam penggajian yaitu,
1. Pra-penggajian
Pada proses ini, biasanya perusahaan akan melakukan beberapa tahapan pemeriksaan terkait kebijakan perusahaan mengenai gaji, cuti, tunjangan, serta kebijakan kehadiran. Selanjutnya, pihak perusahaan akan msoftwarpaelakukan pengumpulan data. Umumnya tahapan ini akan melibatkan berbagai tim dan divisi dengan tujuan mendapatkan informasi terkait data kehadiran dan perubahan gaji.
Tahapan selanjutnya dalam proses ini adalah memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan. Nantinya data tersebut akan dianalisis, apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak. Pada tahapan ini lah perusahaan akan memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan atau karyawan tidak aktif yang masuk dalam pembayaran gaji.
2. Penggajian
Ini adalah tahapan dimana data yang telah divalidasi akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan pembayaran bersih setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, tahapan selanjutnya yaitu pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari kesalahan.
3. Pasca-penggajian
Pada tahapan ini semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti pajak (Pph) akan didata. Kemudian tim administrasi penggajian akan mengirimkan berupa laporan ke lembaga pemerintah yang sesuai. Selanjutnya tim HR akan bekerjasama dengan tim finance untuk mencatat semua transaksi keuangan untuk proses penggajian. Tujuannya adalah karena gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan.
Selain itu, manajemen penggajian harus memastikan keakuratan semua data gaji yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan. Setelah melakukan pendataan, selanjutnya gaji dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek, atau transfer bank. Biasanya, perusahaan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan.
Setelah melakukan pembayaran gaji, perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank. Pernyataan ini mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah upah. Jika perusahaan menggunakan software payroll, biasanya mereka akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan mengirimkannya ke email atau akun karyawan.
Kemudian setelah perusahaan menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta beberapa laporan seperti biaya gaji karyawan per divisi atau lokasi.
Fungsi Software Payroll Indonesia
Untuk membantu perusahaan lebih baik, software payroll Indonesia akan menjalankan beberapa fungsi seperti berikut ini:
Fungsi pertama yang bisa dilakukan oleh software payroll Indonesia adalah menghitung potongan dan juga jumlah gaji karyawan. Setelah menghitung jumlah gaji kotor, sistem akan secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi, dan juga BPJS ketenagakerjaan. Semua potongan akan dimasukkan ke dalam gaji kotor baru secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.
Untuk pengiriman gaji ini pun tidak dilakukan secara manual karena sistem akan menarik sendiri dari dana atau deposito rekening perusahaan. Software payroll terbaru bisa digunakan untuk mengganti biaya reimbursement pengobatan yang tidak menggunakan BPJS dan juga pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.
Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama sehingga harus menyesuaikan dengan sistem payroll yang dipilih. Perusahaan juga bisa menyampaikan kebutuhan mereka di vendor masing-masing. Misalnya saja adalah perusahaan kecil hanya akan membutuhkan sedikit fitur dibandingkan dengan perusahaan besar yang membutuhkan fitur besar dan kompleks.
Perusahaan besar yang ingin investasi di software payroll Indonesia tersebut akan bisa diintegrasikan dengan perencanaan dan juga pengelolaan sumber daya yang lain seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan, dan juga hal lainnya.
Fungsi software payroll Indonesia adalah membuat karyawan bisa mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus, dan lain sebagainya lebih cepat. Jika dulunya pengajuan cuti ini harus melalui proses yang rumit dengan software payroll ini karyawan akan bisa mengajukan segala sesuatunya dengan otomatis tanpa harus membuat surat permohonan dan pernyataan kepada HRD. Hal ini juga akan membuat perusahaan menghemat biaya operasional untuk tinta dan kertas.
Fungsi software payroll Indonesia yang jarang diketahui adalah software atau aplikasi ini akan bisa di akses kapan pun, dimana pun, dan dengan perangkat apa pun. Hal tersebut hanya bisa dilakukan jika aplikasi yang dipilih perusahaan adalah berbasis cloud dimana sistem dan data lainnya disimpan di cloud.
Hal terakhir yang bisa dilakukan oleh software payroll Indonesia ini adalah pembuatan laporan sesuai dengan kebutuhan. Transaksi dengan frekuensi yang tinggi membuat kebutuhan akan laporan yang mudah dibaca dan dianalisis semakin meningkat. Bersama accounting, pihak payroll officer ini bisa membuat laporan secara detail disesuaikan kebutuhan perusahaan.
Tips Memilih Software Payroll Indonesia yang Ideal
Setiap perusahaan ini memiliki peraturan penggajian masing-masing, sehingga aplikasi yang digunakan perusahaan A belum tentu cocok dengan perusahaan Anda sehingga pastikan berkonsultasi dengan vendor penyedia software tersebut terlebih dahulu sebelum menggunakannya agar tidak salah pilih dan software tersebut benar-benar bermanfaat bagi perusahaan. Untuk bisa menemukan software payroll yang ideal digunakan perusahaan, Anda harus mempertimbangkan beberapa hal berikut ini terlebih dahulu:
Setiap karyawan memiliki pekerjaan yang berbeda-beda, sehingga software payroll Indonesia yang ideal adalah yang fleksibel. Yang dimaksud fleksibel di sini adalah bisa disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang ada. Di sebuah perusahaan karyawan akan memiliki jabatan dan jenis pekerjaan yang berbeda, begitu pula dengan tugas dan tanggung jawab yang dilakukannya pun berbeda.
Saat karyawan masuk perusahaan pertama kali akan disepakati jumlah gaji yang akan dibayarkan perusahaan kepada karyawan. Semua data tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem payroll perusahaan. Jika terjadi kenaikan jabatan maka data pada sistem tersebut juga akan mudah di update.
Yang harus perusahaan ingat soal penggajian ini adalah jangan sampai urusan gaji tersebut membuat rugi perusahaan maupun dari pihak karyawan, selain itu potongan pajak pun harus disesuaikan dengan peraturan yang ada di Indonesia jangan sampai negara rugi karena pemotongan pajak yang salah.
Rata-rata seorang karyawan akan bekerja selama 8 jam per hari yang artinya dalam seminggu akan bekerja selama 40 jam. Yang harus perusahaan perhatikan adalah upah minimum regional atau UMR setiap provinsi atau kabupaten ini berbeda sehingga. Oleh sebab itu Anda yang sedang mencari software payroll ini sebaiknya memilih yang bisa disesuaikan dengan UMR di masing-masing provinsi atau kabupaten, terutama jika perusahaan memiliki cabang bisnis di tempat yang berbeda.
Pertimbangan terakhir yang penting diketahui perusahaan adalah software payroll Indonesia yang dipilihnya harus bisa disesuaikan dengan kebijakan pemerintah. Kebijakan pemerintah yang tidak bisa dilanggar adalah BPJS ketenagakerjaan. Pemerintah sudah membuat keputusan atau aturan setiap perusahaan harus mendaftarkan karyawannya menjadi anggota BPJS ketenagakerjaan.
Selama karyawan bekerja secara tetap maka karyawan tersebut berhak menerima asuransi atau jaminan sosial dan uang pensiun. Asuransi jiwa pun juga masuk ke dalam BPJS tersebut. Selain membuat peraturan dan kebijakan tersebut, pemerintah juga menentukan besar iuran yang harus dibayarkan sehingga perusahaan harus benar-benar memperhatikan akan hal ini.
Setiap karyawan yang bekerja berhak untuk mendapatkan gaji yang telah disepakati sehingga sudah sepatutnya perusahaan memberikan hak karyawan dengan baik. Sayangnya penggajian manual tidak akan bisa menghitung hak karyawan dengan akurat dimana hal tersebut berdampak pada komplain karyawan akibat selisih gaji yang diterimanya.
Untuk menghindari ketidak akuratan penggajian sudah seharusnya perusahaan menggunakan software payroll Indonesia yang mana bisa menyelesaikan proses penggajian dengan cepat dan akurat, selain itu juga akan membuat sistem penggajian karyawan menjadi lebih transparan.
Kelola Payroll Karyawan Jadi Mudah dengan Software Payroll Indonesia Mekari Talenta
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software payroll indonesia biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.
Demikianlah fungsi software payroll Indonesia yang wajib untuk Anda ketahui, semoga informasi ini bermanfaat.
